Có nhiều nguyên nhân và trường hợp khiến các cá nhân, doanh nghiệp muốn tiến hành hủy số hóa đơn đã thông báo phát hành hóa đơn nhưng chưa dùng hết và vẫn còn trong thời hạn sử dụng như: thay đổi loại hình kinh doanh hay chuyển địa điểm hoạt động. Vậy đứng trước những tình huống như vậy, cá nhân và doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình như thế nào để hủy số lượng hóa đơn này?
Khi doanh nghiệp muốn hủy hóa đơn đã thông báo phát hành vẫn còn thời hạn sử dụng nhưng không tiếp tục dùng nữa thì phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn theo các bước sau:
1. Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Doanh nghiệp muốn hủy hóa đơn phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn để quyết định. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai phạm và thực hiện các công tác như: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy; Hủy hóa đơn và Lập Biên bản hủy hóa đơn; Thông báo kết quả hủy hóa đơn.
2. Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Hội đồng hủy hóa đơn do doanh nghiệp thành lập trước khi hủy hóa đơn, cần phải tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy đồng thời lập Bảng kê chi tiết và đầy đủ nội dung như sau: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục) sau đó ký xác nhận.
3. Lập Biên bản hủy hóa đơn
Biên bản hủy hóa đơn cần phải ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như: Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, từ số … đến số …; Hình thức hủy hóa đơn; Cắt góc; Xé nhỏ; Đốt,… Biên bản hủy hóa đơn được lập sau khi hóa đơn đã hủy và có chữ ký của những người trong Hội đồng hủy hóa đơn.
4. Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi hủy hóa đơn xong phải tiến hành lập thông báo hủy hóa đơn với đầy đủ nội dung sau: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy. Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, đoàn thể sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành 2 bản, một bản lưu tại doanh nghiệp, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời gian chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Như vậy, chỉ bằng 4 bước đơn giản, doanh nghiệp đã có thể tiến hành hủy hóa đơn tự in đã thông báo phát hành tuy vẫn trong thời hạn sử dụng nhưng không muốn tiếp tục dùng.
Xem thêm nhiều bài viết hay:
